Projects Cloud Cómo funciona
Avisos por correo de Projects
Cuándo te llega un correo de Projects (te asignan, te añaden a un tablero o algo vence hoy) y por qué a veces llegan agrupados.
En esta página
En resumen
- Projects te escribe cuando te asignan una tarjeta o una tarea, cuando te añaden a un tablero y, por la mañana, el día que vence algo tuyo.
- Nunca de lo que haces tú, ni al unirte tú a un tablero.
- Los avisos se agrupan: el correo sale tras 2 minutos sin novedades, y como mucho a unos 10 minutos.
- Antes de enviarlo se comprueba que sigue siendo verdad; si ya no, no sale.
- No hay forma de darse de baja.
Para qué sirve
Para enterarte sin estar mirando el tablero: Projects te escribe cuando alguien te da trabajo, cuando te añaden a un tablero y el día que vence algo tuyo. El botón del correo abre la tarjeta o el tablero en Projects.
Quién los recibe
No hay ninguna casilla que encender ni que apagar. Los recibe quien, en el momento de enviarlos, está activo, tiene un correo válido en su ficha de usuario y tiene acceso a Projects Cloud. Si falta algo de eso, el aviso se descarta sin enviar.
Cuándo te llega un correo
- Te asignan trabajo: alguien te hace responsable de una tarjeta o te asigna una tarea de una lista.
- Te añaden a un tablero: quien lo administra te añade, una a una o con Añadir un equipo entero (en ese caso, sólo a quien entra nuevo). Unirte tú con Unirme no avisa, ni que te cambien el papel.
Hoy vence algo tuyo, por la mañana, el día del vencimiento:
- una tarjeta, a cada uno de sus responsables;
- una tarea de una lista que no esté hecha, a quien la tiene asignada; si no la tiene nadie, a los responsables de su tarjeta.
Sólo de lo que está en columnas normales (una tarjeta terminada o en pausa no vence) y no está archivado.
Nunca de lo que haces tú: asignarte algo a ti o añadirte tú no manda nada.
Cómo es el correo
- Lo envía «AffiliaTracker · Projects», desde el correo de la plataforma (no desde el buzón de quien asigna).
- Empieza por «Hola» y tu nombre y dice qué hay, agrupado por tablero. Cuando hay de varias clases, va por apartados: Te han añadido a ①, Te han asignado ② y Hoy vence ③.
- Cada tarjeta o tarea dice de qué tablero y de qué columna o tarjeta es, su fecha si la tiene («Vence el …», «Venció el …» o «Vence hoy») y, en una tarjeta, si tiene prioridad alta, con el botón Abrir la tarjeta. Cada tablero dice con qué papel entras, con el botón Abrir el tablero.
- Si todo lo hizo una sola persona y sigue activa, el pie lo dice ④: «Si respondes a este correo, la respuesta le llega a …». Si no, «Es un mensaje automático: no hace falta responder.». Los recordatorios de vencimiento no tienen autor.
- Si hay más de 25 cosas, se listan 25 y el resto queda en «…y N más: las tienes todas en Projects Cloud.».
El asunto resume lo que hay: «Elena Soto te ha asignado la tarjeta «…»», «Hoy vence la tarea «…»», «Novedades en Projects: un tablero nuevo, una asignación y un vencimiento hoy»…
Por qué llegan agrupados, y a veces tarde
Los avisos no se envían en el momento: se espera a que haya calma. El correo sale cuando llevas 2 minutos sin avisos nuevos, y como mucho se espera unos 10 minutos desde el primero. Todo lo que tengas pendiente sale en un solo correo: si alguien te reparte quince tarjetas seguidas, te llega uno.
Además, antes de enviar se comprueba que sigue siendo verdad. Si en esos minutos te quitan la tarjeta o la tarea, marcan la tarea como hecha, archivan la tarjeta, su columna o el tablero, o te sacan del tablero, ese aviso no sale. Un recordatorio de vencimiento tampoco sale si la tarjeta ya está terminada o en pausa, o si su vencimiento ha cambiado. Si cambian el título, sale el nuevo. Por eso un aviso puede no llegar nunca, y es a propósito.
Al pulsar el botón
Se abre el tablero o, con Abrir la tarjeta, el tablero con esa tarjeta abierta. Si tu sesión había caducado, después de iniciar sesión vuelves a esa tarjeta o a ese tablero (Iniciar y cerrar sesión). Si la tarjeta ya no está a la vista, el tablero lo dice: «Esa tarjeta ya no está en este tablero: puede que la hayan borrado o que su columna esté archivada.».
Lo que conviene saber
- Si eres miembro de un tablero pero no tienes Projects Cloud encendido en tu panel, no te llega ningún aviso, aunque te hagan responsable de algo.
- No avisa de comentarios, ni de menciones, ni de lo ya vencido: sólo el día del vencimiento, nunca la víspera ni después.
- No hay forma de darse de baja de estos avisos. Para dejar de recibirlos, un administrador tendría que quitarte el acceso a Projects Cloud.
- Sólo por correo: no hay avisos en el móvil ni dentro de la aplicación.
Errores frecuentes
| Lo que ves | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| No te llega el correo de una tarjeta que te han asignado | Te la asignaste tú, han pasado menos de 2 minutos desde la última asignación, ya no eres responsable, o no tienes Projects Cloud encendido. | Espera unos minutos y revisa la carpeta de correo no deseado; si no tienes Projects, pídeselo a un administrador. |
| No te avisó al unirte a un tablero | Unirse uno mismo no avisa. | Nada: ya estás dentro. |
| «Esa tarjeta ya no está en este tablero: puede que la hayan borrado o que su columna esté archivada.» | La tarjeta del correo se ha borrado o su columna se ha archivado después de enviarlo. | Mira en Archivados del tablero. |