Horario por escrito

Para qué sirve

Cuando a una persona se le asigna o se le cambia el horario, People Cloud genera un documento con ese horario y se lo entrega: lo tiene en la aplicación, le llega por correo con el PDF adjunto y lo confirma con un botón. Cada documento se guarda tal como se entregó. La pantalla lo presenta como el documento que pide el Real Decreto 723/2026.

Quién puede usarlo

• Configurar los textos y encenderlo: sólo Recursos Humanos (la casilla Recursos Humanos de la ficha de usuario).
• Ver el borrador o entregar el documento de una persona: quien puede asignarle el horario (Recursos Humanos, o quien tenga Asignar horarios y turnos en el panel de permisos y la persona a su alcance). Ver Asignar horarios a las personas.
• Descargar un documento: la propia persona, Recursos Humanos o quien le asigna el horario.
• Confirmar que lo ha recibido y pedir el suyo: sólo la propia persona.

Paso a paso

Encenderlo (Recursos Humanos)

1. Comprueba que la ficha de la empresa está guardada (Ficha de la empresa en People): sin ella, en lugar del formulario sale «Primero guarda la ficha de la empresa.».
2. En el menú de People, entra en Configuración y abre la pestaña Horario por escrito.
3. En Lo que el horario no dice ① escribe los apartados que no salen del horario, a partir de vuestro convenio. Salen igual en el documento de cada persona. La propia pantalla recomienda que los revise un abogado laboralista antes de activarlo.
   • Cómo se modifica la jornada y cómo se cambian los turnos (obligatorio).
   • Horas extraordinarias (obligatorio).
   • Vacaciones (obligatorio).
   • Distribución irregular de la jornada (opcional): sólo si la empresa la tiene. Vacío, el apartado no sale.
4. Marca Entregar el horario por escrito a la plantilla. ②. Si en lo guardado falta alguno de los tres textos obligatorios, debajo sale «Para encenderlo faltan: …»; con la casilla marcada y alguno de ellos vacío, no se guarda nada.
5. Pulsa Guardar ③. Sale «Guardado.».

   

Seguir las entregas

Debajo, en Entregas, está cada documento entregado, el más reciente primero, con cuántos faltan por confirmar ①: la persona, la versión y por qué se generó (Primer horario, Cambio de horario, Lo pidió la persona u Otra versión), desde cuándo vale, cuándo se entregó, cuándo salió el correo, si está confirmado (o Sin confirmar ②, o Anulado) y su PDF ③.

En la ficha de horario de cada persona

En Horarios asignados › Ver y cambiar, la ficha de la persona tiene su tabla Horario por escrito con sus documentos ①, y en el historial, en cada horario vigente o futuro:

• Ver borrador ②: abre en otra pestaña el PDF tal como saldría, marcado como borrador. No se guarda ni se entrega. Funciona también apagado; si falta algún texto obligatorio, ese apartado sale marcado como pendiente.
• Entregar por escrito ③ (sólo encendido): genera y entrega el documento de ese horario, o una versión nueva. Sale «Horario entregado por escrito: ya lo tiene en la aplicación, y el correo con el PDF sale en unos minutos.».

  

Lo que hace la persona

En su Mi espacio, el bloque Tu horario por escrito le enseña sus documentos:

• Descargar PDF ① para descargarlo.
• He recibido mi horario ② para confirmarlo. Sale «Gracias: queda anotado que has recibido tu horario.», y desde entonces, en lugar del botón, sale «Recibido el» y la fecha.
• Pedir mi horario por escrito ③, si la función está encendida y su horario vigente (o, si todavía no ha empezado ninguno, el próximo) todavía no tiene documento: se genera al momento y le llega también por correo.

  

Lo que conviene saber

• Qué lo dispara, encendido. Cada horario que se asigna genera su documento en ese momento y la ficha lo confirma: «Se le ha entregado por escrito en la aplicación, y el correo con el PDF sale en unos minutos.». Si el horario empieza hoy o ya había empezado, la ficha avisa de que conviene programar los cambios con antelación. Si el documento no se puede generar, el horario queda asignado igual y se entrega después con Entregar por escrito.
• Al encenderlo no se genera nada hacia atrás. Los horarios que ya estaban asignados se entregan uno a uno con Entregar por escrito, o los pide cada persona.
• Qué dice el documento. La empresa, el centro y la persona; desde cuándo vale y su versión; la jornada, el horario con su descripción, sus días y horas con el total, la jornada de verano, los festivos y la jornada anual; y los textos de Recursos Humanos. Si la persona va por cuadrante, lista los turnos que se le pueden poner.
• No cambia nunca. Lo que dice el documento se congela al generarlo, con la huella de su PDF: aunque después cambien la empresa o los textos, lo ya entregado sigue igual. Lo nuevo va en otra versión: un horario nuevo la genera al asignarlo, y un cambio de la empresa o de los textos se entrega con Entregar por escrito. Después sólo se apuntan, una vez, el correo, la apertura, la confirmación, el recordatorio, el aviso a Recursos Humanos y la anulación.
• «Abierto» cuenta sólo la primera descarga de la propia persona (o su confirmación); las de Recursos Humanos o de quien asigna, no.
• Dónde se confirma. El pie del documento dice que se confirma en «People Cloud › Mi horario»: el botón está en Mi espacio, en el bloque Tu horario por escrito, justo debajo de Mi horario (ver Mi espacio en People).
• El correo lo envía la aplicación con el nombre de tu empresa y «Recursos Humanos» como remitente, con el PDF adjunto y un botón para confirmar. Quien no entra en People recibe igual el correo, sin el botón.
• Si no lo confirma: a los 7 días le llega un recordatorio, con el PDF otra vez; a los 10 días se avisa a cada persona de Recursos Humanos con acceso a People. Cada uno, una sola vez por documento, y sólo mientras la función siga encendida. Estos plazos no se configuran.
• Si se anula un horario ya entregado (ver Asignar horarios a las personas), su documento queda Anulado y a la persona le llega un correo diciendo que ese cambio no se aplica y que sigue valiendo el horario que tenía.
• No es una firma. La constancia es el documento guardado con su huella y la confirmación en la aplicación.

Errores frecuentes

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