Primeros pasos en Projects Cloud

Para qué sirve

Para organizar el trabajo del equipo en tableros: cada tablero tiene columnas («Por hacer», «Haciendo», «Hecho»…) y cada tarea es una tarjeta que se mueve de columna a medida que avanza. Sirve para cualquier proyecto, sea o no comercial: una web nueva, una selección de personal, la preparación de una feria.

Projects es una nube aparte. Las tareas que se crean desde los muros del CRM no salen aquí, y las tarjetas de Projects no salen en el muro, salvo que se relacionen con una ficha (Relacionar tarjetas con empresas, contactos, oportunidades y afiliados).

Quién puede usarlo

Lo deciden las casillas del bloque Projects Cloud del panel de permisos (Qué controla cada casilla del panel de permisos):

• Entrar: el interruptor de Projects Cloud encendido. Con él sale el icono de Projects Cloud en la barra de la izquierda. Nace apagado para todos los que no son administradores: lo enciende un administrador de tu cuenta.
• Qué tableros ves, en la fila Tableros: con Sus tableros y los abiertos a la cuenta, los tuyos y los abiertos a toda la cuenta; con Todos, también los privados, además los privados de los demás (para leerlos, no para cambiarlos).
• Crear tableros: Puede crear tableros en la misma fila. Con No puede crear tableros no salen los botones de crear.
• Los administradores de la cuenta lo tienen todo: ven y administran todos los tableros de la cuenta, también los privados.

Lo que haces dentro de cada tablero lo decide tu papel en él (administrador, miembro u observador), no el panel: Quién ve cada tablero y qué puede hacer cada miembro. Un cambio en el panel de permisos surte efecto en el siguiente inicio de sesión.

Cómo se llega

• Con el icono Projects Cloud de la barra de la izquierda. Si sólo tienes Projects, al iniciar sesión entras directamente en Tableros.
• En el menú lateral de Projects, Tableros abre la lista de tableros y, debajo, Mis tableros lleva a los tableros de los que eres miembro, hasta 15 (no salen los archivados ni los que ves sin ser miembro).

La pantalla Tableros

Arriba a la derecha está Crear tablero ① si puedes crearlos. Debajo, los tableros en secciones, ordenados por nombre:

• Tus tableros ②: aquellos de los que eres miembro, con cualquier papel. Si puedes crear, al final hay una caja Crear un tablero nuevo.
• Abiertos a toda la cuenta: los de Toda la cuenta en los que todavía no estás.
• Privados de otros ③: sólo la ven los administradores de la cuenta y quien tiene Todos, también los privados. Lo explica la propia pantalla: «Los ves porque puedes supervisar todos los tableros de la cuenta.».
• Tableros archivados ④, con cuántos hay entre paréntesis y plegada: se abre pulsándola. Quien administra un tablero archivado tiene ahí su botón Restaurar.

Cada tablero dice si es Privado o de Toda la cuenta, y cuántas tarjetas tiene abiertas, cuántas vencidas (en rojo, si hay) y cuántos miembros. Las abiertas y las vencidas sólo cuentan las de columnas normales: lo terminado o en pausa no cuenta (El tablero: columnas y tarjetas).

Crear un tablero

1. En Tableros, pulsa Crear tablero.
2. Escribe el Nombre ①, hasta 150 caracteres.
3. Elige un Color.
4. En Quién lo ve ②, elige Privado («Sólo las personas que invites.», lo que sale marcado) o Toda la cuenta («Cualquiera con Projects Cloud lo ve y puede unirse.»).
5. En Columnas iniciales ③, elige Estándar (Por hacer · Haciendo · Pruebas · Hecho · Suspendido, la que sale marcada) o Sencilla (Por hacer · Haciendo · Hecho).
6. Pulsa Crear tablero ④.

   

Se abre el tablero nuevo y tú quedas como su administrador. En las dos plantillas, «Hecho» es una columna terminada (lo que entra en ella cuenta como hecho), y en la Estándar «Suspendido» es una columna en pausa. Después puedes renombrar, reordenar, añadir o archivar columnas, y cambiar el nombre, el color y quién lo ve en los ajustes del tablero: El tablero: columnas y tarjetas.

Unirte a un tablero abierto

Si un tablero está abierto a toda la cuenta y no eres miembro, sale en Abiertos a toda la cuenta ①:

1. Abre el tablero. Lo ves entero, pero no puedes cambiar nada.
2. Pulsa Unirme, arriba a la derecha. Entras como miembro y ya puedes trabajar con sus tarjetas.

A un tablero privado no se puede unir nadie: se entra porque te añade quien lo administra.

Lo que conviene saber

• Las plantillas de columnas son las dos que hay: no se pueden guardar plantillas propias.
• La lista de tableros no se actualiza sola: recarga la página para ver un tablero nuevo de un compañero. Dentro de un tablero, los cambios de los demás sí aparecen solos al cabo de un rato (El tablero: columnas y tarjetas).
• No hay etiquetas, menciones (@), búsqueda ni filtros en los tableros, ni una vista con todas tus tareas de todos los tableros, ni forma de importar tableros de Trello.

Errores frecuentes

Relacionado

• El tablero: columnas y tarjetas
• Tarjetas: responsables, fechas, listas de tareas, comentarios y archivos
• Quién ve cada tablero y qué puede hacer cada miembro
• Avisos por correo de Projects
• Relacionar tarjetas con empresas, contactos, oportunidades y afiliados
• Qué controla cada casilla del panel de permisos