Presupuestos y pedidos: la lista (Órdenes de Compra)

Para qué sirve

Es la lista de todos los documentos de venta: presupuestos y órdenes de compra. Desde aquí los buscas, los abres, sacas su PDF, duplicas uno para no empezar de cero o cambias el estado de varios a la vez.

La verás con tres nombres: en el menú, Órdenes de Compra (grupo Ventas de CRM Cloud); en el título de la pantalla, Presupuestos y Pedidos; y en el panel de permisos, Docs. Venta (IO/Presupuestos).

Quién puede usarlo

Necesitas Visualización en la fila Docs. Venta (IO/Presupuestos) de CRM Cloud, en el panel de permisos. Si no lo tienes, pídeselo a un administrador de tu cuenta; el cambio se nota en tu siguiente inicio de sesión.

Lo que ves depende de tu alcance, que se mira por el comercial de cada documento: con Todo ves los de toda la cuenta; con Su equipo, los tuyos y los de tu equipo (si no tienes equipo, sólo los tuyos); con Solo suyos, sólo los tuyos.

• Para cambiar el estado de varios necesitas además Editar.
• Para duplicar necesitas Crear, y poder ver el original.
• Importar CSV lleva al importador, que pide otra casilla: Importación de ficheros.

La pantalla

• Un documento, dos tipos. Bajo el número, la etiqueta dice Presupuesto o Pedido (una orden de compra). Es el mismo documento; el tipo se elige al crearlo. Mira Crear y editar un presupuesto o una orden de compra.
• ① Crear Presupuesto abre un documento nuevo. Su flecha ofrece Nuevo Presupuesto (lo mismo) e Importar CSV (mira Importar empresas, contactos, oportunidades y más desde un CSV).
• Columnas: Documento, Cliente / Oportunidad, Importe (sin IVA, y debajo con IVA), Estado, Propietario, Creación y Acciones. En ② Opciones › Columnas visibles puedes añadir Tipo y Vencimiento; Restablecer por defecto deja sólo Propietario.
• En cada fila, tres iconos: Duplicar, Descargar PDF ③ (se abre en otra pestaña; mira Descargar o imprimir un presupuesto u orden de compra en PDF) y Editar.
• Para abrir un documento, pulsa su fila o su número. Con Ctrl (Cmd en Mac), Mayús o la rueda del ratón se abre en otra pestaña. La flecha de volver de la ficha te devuelve a la lista con los filtros que tenías.
• Salen 25 por página, los más nuevos primero.

Buscar y filtrar

Bajo el título de cada columna hay un filtro: Buscar nº... y Buscar empresa... (escribe y pulsa Intro), el estado, el tipo (si tienes la columna Tipo a la vista) y el propietario. Se combinan entre sí. Para ordenar, pulsa el título de una columna; otra vez, al revés. Limpiar filtros lo quita todo.

En el filtro de propietario salen las personas activas y también las desactivadas que tienen documentos, marcadas.

Guardar una vista

Con los filtros y el orden puestos, abre Opciones, pulsa Guardar vista actual, ponle nombre y pulsa Guardar. Sale arriba, junto a Filtros:; con dos o más, van dentro del botón «N filtros guardados». La estrella la deja como predeterminada: se abre sola al entrar sin filtros. La «×» la quita.

Las vistas y las columnas elegidas se guardan en tu navegador: no las ven tus compañeros ni pasan a otro ordenador.

Duplicar un documento

Pulsa el icono Duplicar de la fila. Se crea al momento, sin preguntar: un documento nuevo en Borrador, con el siguiente número de la cuenta y la fecha de hoy, que copia todo lo demás del original (cliente, oportunidad, contacto, comercial, condiciones, días de alquiler y todas las líneas). Se abre su edición con un aviso como «Duplicado del documento #1. Revisa los datos y guarda cuando estés listo.»: el número de ese aviso es una referencia interna, no el número del documento.

Revisa sobre todo la fecha de validez y el comercial: se copian tal cual, aunque la fecha ya haya pasado.

Cambiar el estado de varios a la vez

1. Marca las casillas de los documentos. Abajo aparece una barra con cuántos llevas.
2. En Cambiar estado a: ① elige Borrador, Enviado, Aceptado o Rechazado, y pulsa Aplicar ②.
3. En ¿Cambiar estado?, pulsa Sí, aplicar.

   

Si marcas toda la página y hay más, la barra ofrece seleccionar todos los documentos de la búsqueda (respetando los filtros puestos).

Al terminar vuelves a la lista sin ningún mensaje: mira la columna Estado para comprobarlo.

Ojo: aceptar aquí sólo cambia el estado. El documento cuenta como venta en los informes, pero no se crea el borrador del pedido a proveedor ni se avisa a nadie, como sí pasa al aceptar uno desde su edición. Úsalo con documentos abiertos; para cerrar uno, hazlo desde su edición: mira Estados de un presupuesto o pedido, y cómo rectificar uno aceptado.

Lo que conviene saber

• No se pueden borrar documentos. Si uno sobra, déjalo en Rechazado o anúlalo desde su edición.
• La lista sólo distingue cuatro estados. Un documento En Negociación o anulado sale con la etiqueta Desconocido, y el filtro de estado no los ofrece.
• No envía nada por correo: el documento se descarga en PDF y lo mandas tú.

Errores frecuentes

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