CRM Cloud Cómo funciona
Etapas de los clientes potenciales y de las oportunidades
Las etapas fijas por las que pasa un cliente potencial y una oportunidad, cómo se cambian y qué queda registrado cada vez.
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En resumen
- Los clientes potenciales y las oportunidades avanzan por etapas fijas: son las mismas en todas las cuentas y no se pueden cambiar.
- Se cambian arrastrando la tarjeta en el tablero o pulsando la etapa en la barra de la ficha. En los clientes potenciales, también en lote desde la lista.
- Convertido y Descartado sólo se alcanzan con sus botones, Convertir y Descartar.
- Cada cambio queda registrado desde el 09/09/2026: con eso se calcula cuánto dura cada etapa en el informe Etapas.
Para qué sirve
Para saber en qué punto está cada cliente potencial y cada oportunidad, cómo se pasa de una etapa a otra y qué queda apuntado. Qué es cada ficha: Clientes potenciales, empresas, contactos y oportunidades: qué es cada cosa.
Quién puede usarlo
Necesitas permiso para Editar en la fila Prospectos (Cartera fría) (clientes potenciales) o Negocios (Pipeline) (oportunidades) de CRM Cloud, en el panel de permisos. Si no lo tienes, pídeselo a un administrador de tu cuenta.
Desde el tablero y desde la barra de la ficha sólo mueves las fichas de tu alcance de Editar: con Todo, las de toda la cuenta; con Su equipo, las tuyas y las de tu equipo; con Solo suyos, las que son tuyas. Convertir pide Editar y Descartar pide Eliminar, las dos en Prospectos (Cartera fría).
Las etapas de un cliente potencial
| Etapa | Cuándo |
|---|---|
| Nuevo | — |
| Por Contactar | Todo cliente potencial nuevo entra aquí: a mano, desde el formulario de tu web, desde el Agente SDR Proactivo y, al importar, si la etapa del fichero no se reconoce. |
| LinkedIn Invitado | — |
| En Contacto | — |
| Interesado | En el informe Etapas se llama Interesado/Calificando. |
| Meet/Call Agendado | — |
| Stand-By | — |
| Convertido | Sólo con Convertir, en la ficha: Convertir un cliente potencial en empresa, contacto y oportunidad. |
| Descartado | Sólo con Descartar, en la ficha: Descartar un cliente potencial (y recuperarlo). |
El tablero tiene una columna por cada una de las siete primeras. La barra Progreso en Pipeline de la ficha enseña seis: no incluye Nuevo.
Cómo se cambia la etapa de un cliente potencial
- En el tablero: arrastra la tarjeta a otra columna.
- En la ficha: pulsa la etapa en la barra Progreso en Pipeline (la actual sale resaltada ①). Si se guarda, la página se recarga.
- En lote, desde la lista: marca las fichas, elige Cambiar Etapa y la Nueva etapa. Así se devuelve también un descartado a una etapa activa.
- El formulario Editar del cliente potencial no tiene campo de etapa.
Las etapas de una oportunidad
| Etapa | En la barra de la ficha |
|---|---|
| Nuevo Proveedor | En Otras |
| Nuevo Lead | Primer paso. Una oportunidad nueva entra aquí si no se elige otra. |
| Llamada/Meet Agendado | Camino |
| Propuesta Enviada | Camino |
| Propuesta Aceptada | Camino |
| Contrato/IO Enviado | Camino |
| Ganado / Cerrado | Último paso |
| Suspendido | En Otras |
| Perdido / Cerrado | En Otras |
El tablero tiene las nueve columnas. En la ficha, la barra Progreso de la oportunidad enseña el camino de Nuevo Lead a Ganado / Cerrado ① y, debajo, en Otras ②, las tres que quedan fuera.
Cómo se cambia la etapa de una oportunidad
- En el tablero: arrastra la tarjeta a otra columna.
- En la ficha: pulsa la etapa en la barra. No recarga: sale «Guardado» o, si no se puede, la barra vuelve a la etapa anterior con el motivo.
- En el formulario Editar Oportunidad: campo Etapa (Pipeline).
- No hay cambio de etapa en lote: las acciones en lote de Oportunidades sólo borran.
Al moverla en el tablero o en la barra, el muro de la oportunidad (y el de su contacto y su empresa) recibe la nota «🎯 Negocio movido a la etapa: …», con la etapa nueva en mayúsculas tal como la guarda el sistema: por ejemplo, LLAMADA AGENDADA para Llamada/Meet Agendado. Cambiarla desde el formulario no escribe esa nota.
Qué queda registrado
Cada cambio de etapa se apunta con su hora, quién lo hizo y por qué vía (tablero o barra, formulario, acción en lote, conversión, descarte). Con eso el informe Etapas calcula cuánto dura cada etapa y quién lleva tiempo parado: Etapas: cuánto se tarda en cada una y qué lleva parado.
- Si la etapa no cambia, no se apunta nada.
- El registro empieza el 09/09/2026. De antes no hay tiempos por etapa, y no se rellenan con fechas aproximadas.
- En el informe, mover desde la barra de una ficha cuenta como Kanban, igual que el tablero.
- Si apuntarlo falla, el cambio de etapa se hace igual.
Lo que conviene saber
- Las etapas son fijas: no se pueden crear, renombrar, ordenar ni ocultar, y no hay varios embudos.
- El mismo paso se llama distinto según dónde lo mires: Interesado en el tablero, la barra y el Dashboard; Interesado/Calificando en el informe. En la ficha de una empresa, el bloque Oportunidades escribe la etapa de otra forma («Llamada Agendada», «Contrato Enviado»).
- En la lista de clientes potenciales, un convertido o un descartado sale con la etapa «converted» o «discarded».
- Si un cliente potencial está en Nuevo, la barra de su ficha marca todos los pasos como hechos, porque Nuevo no está en ella.
- No se guarda el motivo de una pérdida ni de un descarte: si quieres conservarlo, anótalo en el muro.
- No avisa de que una ficha lleva mucho tiempo en la misma etapa; eso lo enseña el informe Etapas.
Errores frecuentes
| Lo que ves | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Mueves una tarjeta del tablero y, al recargar, vuelve a su columna | El cambio no se guardó: no tienes Editar para esa ficha, o falló la conexión. | Ábrela y prueba desde la barra de la ficha: en una oportunidad te dirá el motivo. Si te falta el permiso, pídelo a un administrador de tu cuenta. |
| Pulsas una etapa en la barra de un cliente potencial y no pasa nada | El cambio no se guardó (permiso o alcance). | Pide Editar en Prospectos (Cartera fría) o que te asignen la ficha. |
| «No se pudo cambiar» | No tienes Editar en Negocios (Pipeline), o se ha cerrado tu sesión. | Recarga la página. Si te pide entrar, vuelve a entrar; si no, pide el permiso a un administrador de tu cuenta. |
| «No se ha podido mover esa oportunidad» | La oportunidad no entra en tu alcance de Editar. | Pídeselo a quien la lleva o a un administrador. |
| «Error de conexión» | No se pudo hablar con el servidor, o se ha cerrado tu sesión. | Recarga la página (si te pide entrar, vuelve a entrar) y vuelve a intentarlo. |
| No encuentras Convertido ni Descartado en el tablero | No son columnas: se llega con Convertir o Descartar, en la ficha. | Usa esos botones. |