Registro de jornada: cómo funciona y quién ve qué

Para qué sirve

El registro de jornada guarda, día a día, cuándo empieza y termina a trabajar cada persona y sus pausas. Aquí se explican las reglas que comparten todas sus pantallas: tu registro, el de tu equipo, las correcciones y las descargas.

Quién puede usarlo

Tu propio registro lo ves siempre que tengas ficha laboral en People. Para ver o corregir el de otras personas hace falta otra llave: lo explica el apartado sobre quién ve y quién corrige lo de los demás, más abajo.

Quién registra su jornada

Lo decide Recursos Humanos, al poner en marcha el registro (Poner en marcha el registro de jornada):

• Toda la plantilla con ficha laboral, o sólo las personas que elija, para empezar con unas pocas. Cada persona registra desde su fecha.
• Hace falta tener ficha laboral en People.
• Recursos Humanos puede sacar a alguien del registro desde una fecha (por ejemplo, un socio). Esos días no ficha y no cuentan como «sin fichar»; lo que registró antes se conserva (Sacar a una persona del registro de jornada (y volver a meterla)).
• Con el registro apagado en la empresa, lo registrado se puede consultar, pero no se ficha ni se corrige.

Qué se registra y con qué hora

• Cuatro marcas: entrada, pausa, vuelta de la pausa y salida. Al fichar la entrada se elige si ese día es presencial o a distancia.
• La hora es la del servidor en el momento de pulsar, y se enseña en la zona horaria de la empresa. La del ordenador o el móvil no cuenta. El día del cambio de hora no se descuadra.
• Una jornada cuenta en el día en que empieza: la de noche que acaba de madrugada es del día de su entrada.
• Puede haber varias jornadas el mismo día.
• Una jornada abierta más de 16 horas se da por olvidada: el día queda con el aviso Sin salida y se puede fichar otra entrada.

Lo trabajado y lo previsto

• Trabajado es el tiempo entre la entrada y la salida, menos todas las pausas. Una jornada sin salida no suma: el día queda sin cerrar.
• Previsto sale del horario de la persona y de los festivos de su centro. Un día de ausencia entera prevé 0. Si la ausencia es de parte del día (medio día o unas horas), sale al lado de lo previsto, marcada «(parte)».
• Los días anteriores al registro de la persona, los días enteros con el registro apagado y los días fuera del registro no cuentan ni como «sin fichar» ni en la diferencia. Los de fuera de su ficha laboral (antes del alta o después de la baja) tampoco cuentan como «sin fichar». Sin horario no hay nada previsto, así que tampoco hay «sin fichar».

Nada se borra

• Lo registrado no se cambia ni se borra. Una corrección se añade, con su motivo, quién la hizo y cuándo.
• Quitar una marca la anula, no la borra: la marca anulada sigue a la vista en el día y en los documentos.
• Cada anotación lleva una huella calculada con sus datos y con la huella de la anterior de esa persona: si se cambiara una, dejaría de cuadrar con su huella o con la de la siguiente. Al descargar el PDF del mes, la aplicación comprueba esa cadena y lo dice en su apartado «Integridad del registro» (Descargar el registro de jornada (PDF y CSV)).
• La aplicación no borra el registro de nadie, tampoco cuando una persona se va o su usuario se desactiva: sigue saliendo en los documentos de los meses en que estaba.

Los avisos: avisan, no deciden

Cada día puede llevar avisos. Son para revisar: no impiden fichar ni corrigen nada.

Cuánto es una jornada larga, un descanso corto o demasiado tiempo sin pausa lo fija tu empresa; si quita uno de esos límites, ese aviso no sale.

Quién ve y quién corrige lo de los demás

• Recursos Humanos (la casilla de la ficha de usuario) ve y corrige el registro de todos.
• El resto, lo que diga su panel de permisos, en el bloque People Cloud:
  • Registro de jornada de los demás: Lo suyo, Su equipo o Toda la empresa. Si nadie la ha cambiado, Lo suyo.
  • Corregir el registro de jornada (también aprobar lo que propongan): Nadie, Su equipo o Toda la empresa. Si nadie la ha cambiado, Nadie. Quien puede corregir a alguien también puede ver su registro.

  

• Ser administrador no da nada en el registro: un administrador sin la casilla de Recursos Humanos ve y corrige sólo lo que diga su panel. Tampoco da nada ser supervisor o jefe de un equipo.
• Su equipo son las personas que comparten equipo contigo. Sin equipo asignado, no alcanza a nadie.
• Nadie corrige ni aprueba lo suyo, tampoco Recursos Humanos. Una propuesta la aprueban Recursos Humanos o quien tenga Corregir el registro de jornada sobre esa persona, y a ellos les llega el correo. Si no hay nadie más, la tarjeta Mi jornada lo dice.
• Un cambio en el panel surte efecto en el siguiente inicio de sesión; la casilla de Recursos Humanos, al momento.

Qué ve cada cual

• El tipo de una ausencia lo ven la propia persona y Recursos Humanos; los demás leen «Ausencia». Ningún documento descargado dice el tipo, lo descargue quien lo descargue.
• El motivo de una salida del registro lo ven la persona y Recursos Humanos; quien puede ver su registro ve que está fuera del registro, sin el motivo.
• Los motivos de las correcciones los ve quien puede abrir ese día, y salen en las descargas.
• Lo que escribe la persona no viaja por correo (sus propuestas, su desacuerdo): se lee en la aplicación. Sí viajan el motivo de una corrección de la empresa y el de un rechazo.

Lo que no hace

• No distingue horas ordinarias, complementarias ni extraordinarias: depende del contrato y del convenio.
• No calcula nóminas.
• No ficha por nadie ni cierra solo una jornada abierta.

Errores frecuentes

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