Poner en marcha el registro de jornada

Para qué sirve

Para que la plantilla empiece a fichar la entrada, las pausas y la salida con todo preparado: que cada persona vea sus botones, que sus días tengan una jornada prevista y que alguien pueda aprobar sus correcciones. Qué hace cada opción de la pantalla lo explica Configurar el registro de jornada.

Quién puede usarlo

Poner en marcha el registro es de Recursos Humanos: lo hace quien tiene marcada la casilla Recursos Humanos en su ficha de usuario (y, si no es administradora, el acceso a People Cloud). Ser administrador no la da. El acceso a People Cloud de cada persona y las filas del registro de jornada del panel de permisos los pone quien gestiona los usuarios de la cuenta.

Antes de empezar

1. La ficha de la empresa, guardada (Ficha de la empresa en People). Sin ella no se guarda nada del registro, y de ella sale la zona horaria con la que se cuentan los días.
2. La ficha laboral en vigor de cada persona que vaya a fichar (Fichas laborales de la plantilla). Sin ella no sale en la lista ni puede fichar.
3. El acceso a People Cloud en su panel de permisos. Sin él no puede fichar: la lista lo avisa y, al guardar, no deja añadirla.
4. Un horario asignado (Asignar horarios a las personas). Sin horario, sus días no tienen jornada prevista: no salen días «sin fichar», y los recordatorios no pueden avisar de la entrada ni de la salida según su horario.
5. Quién aprobará las correcciones. Las aprueban Recursos Humanos y quien tenga en su panel Corregir el registro de jornada con Su equipo o Toda la empresa. Nadie aprueba lo suyo, tampoco Recursos Humanos: si sólo una persona puede aprobar, sus propias correcciones no las resuelve nadie. Ser administrador no da nada en el registro (Registro de jornada: cómo funciona y quién ve qué).

Paso a paso

Empezar con unas pocas personas

1. En Configuración › Registro de jornada, en ¿Quién registra su jornada?, pulsa Elegir a las personas. La lista sale en la misma pantalla, con Sólo las personas que elijas: para empezar con unas pocas ya elegida. Lo que hubieras cambiado y no guardado se pierde al abrirla.
2. Marca a las personas. Junto a cada una, la pantalla avisa si no entra en People Cloud o si nadie más puede aprobar sus correcciones.
3. Elige si las personas que marcas empiezan hoy o mañana. El día en que alguien empieza cuenta entero: si su jornada de hoy ya ha pasado, mejor mañana, porque hoy le saldría como «sin fichar».
4. En ¿Está encendido el registro de jornada?, marca Sí: quien registra su jornada ficha desde su inicio.
5. Revisa los límites de Avisos (Configurar el registro de jornada) y pulsa Guardar.

Un aviso azul dice cuántas personas empiezan y desde cuándo. Desde ese día, las marcadas ven la tarjeta Mi jornada con los botones para fichar (Fichar la jornada: entrada, pausas y salida); a las demás no les salen. Sus días anteriores no cuentan como «sin fichar».

• Con el registro encendido, la lista no se puede quedar sin nadie.
• Quitar a alguien de la lista sólo se puede si no ha fichado nunca y su registro empieza hoy o más adelante. A quien ya registra su jornada se le saca con Sacar a una persona del registro de jornada (y volver a meterla).

Empezar directamente con toda la plantilla

Deja Toda la plantilla con ficha laboral, marca Sí: quien registra su jornada ficha desde su inicio y pulsa Guardar. El registro empieza hoy para todas las personas con ficha laboral, y los días anteriores no cuentan como «sin fichar». Hasta que acabe ese día, y si nadie ha fichado, puedes volver a Sólo las personas que elijas: para empezar con unas pocas; al día siguiente, ya no.

Recordatorios y fichar desde el móvil

Son opcionales y están apagados hasta que los configuras en la misma pantalla (el móvil, si tu empresa lo tiene): Recordatorios del registro de jornada y Permitir fichar desde el móvil y olvidar móviles.

Mirar si algo está mal montado

Con el registro encendido, si algo falla (alguien sin horario, sin acceso a People Cloud o sin nadie que apruebe sus correcciones), tu Mi espacio enseña una tarjeta ámbar. Revisarlo ① te lleva a la caja Revisa esto de la pantalla del registro, que dice qué es y a quién afecta.

Pasar a toda la plantilla

Cuando la prueba vaya bien:

1. En ¿Quién registra su jornada?, elige Toda la plantilla con ficha laboral.
2. Marca Si elijo «Toda la plantilla»: entiendo que desde hoy registran su jornada todas las personas con ficha laboral y que, pasado hoy, ya no se puede volver a empezar sólo con unas personas..
3. Pulsa Guardar.

Las demás personas empiezan ese día. Quien ya registraba su jornada conserva su fecha: sus días desde entonces siguen contando. Quien está fuera del registro no entra por pasar a toda la plantilla.

Deshacerlo sólo se puede el mismo día y si nadie de los que entraron con ese paso ha fichado todavía: elige otra vez Sólo las personas que elijas: para empezar con unas pocas y pulsa Guardar. La pantalla dice entonces «Vuelve a ser sólo para las personas que elijas: el registro de toda la plantilla no llegó a empezar.».

Si hay que pararlo

Marca No. Lo ya registrado se conserva y se sigue viendo y pulsa Guardar. Mientras esté apagado nadie ficha ni corrige, y lo registrado se sigue viendo.

Lo que conviene saber

• No crea fichas laborales ni horarios: se hacen en sus pantallas.
• No avisa a nadie por correo de que empieza a registrar su jornada: díselo tú.
• No es uno de los pasos de Primeros pasos de People: se pone en marcha aparte (Primeros pasos en People Cloud).
• La casilla Recursos Humanos vale al momento; un cambio en el panel de permisos, en el siguiente inicio de sesión de esa persona. Si das el acceso a alguien hoy, no verá los botones hasta que vuelva a entrar.
• Cuando el registro ha empezado para alguien, aparecen en Plantilla las pestañas Registro de jornada (Registro de jornada del equipo) y Resúmenes mensuales (Resúmenes mensuales del registro de jornada).

Errores frecuentes

Salen arriba, en rojo, seguidos de «No se ha guardado nada.». nombre y fecha son los de tu caso.

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