Cómo se calculan las cifras de los informes del CRM

Para qué sirve

Para entender de dónde sale cada número de los informes del CRM. Cada pantalla tiene su artículo: Panel SDR: clientes potenciales captados y convertidos, Actividad SDR: esfuerzo y embudo de prospección, Etapas: cuánto se tarda en cada una y qué lleva parado, Panel Oportunidades, Panel Ventas y Panel Marketing: leads, coste por lead y CAC por canal.

Los informes están en el menú de CRM Cloud, grupo Informes. La entrada Panel Actividades, con la etiqueta Soon, todavía no lleva a ninguna parte.

Quién ve qué en los informes

Para abrir cualquier informe necesitas permiso para Visualización en la fila Informes y Paneles de CRM Cloud, en el panel de permisos. Sin él, el grupo Informes sale igualmente en el menú, pero al pulsar una entrada vuelves al Dashboard CRM sin ningún mensaje. Las columnas Crear y Eliminar de esa fila no las usa ningún informe.

Dentro, cada informe mira también la fila de lo que cuenta y se queda con el alcance más estrecho de las dos:

• Con Todo en las dos filas ves la cuenta entera y puedes elegir a cualquier persona en el desplegable de comercial.
• Con Solo suyos o con Su equipo ves sólo lo tuyo: en los informes, «Su equipo» no incluye a tu equipo. El desplegable sólo te ofrece a ti, y elegir «Todos» no amplía nada. (El Dashboard CRM sí enseña a tu equipo.)
• Un administrador lo ve todo.

Un cambio de permisos se nota en tu siguiente inicio de sesión. Más en Qué puede ver y hacer cada persona en el CRM.

Los periodos

Las fechas salen siempre de la hora de España, la misma con la que se guardan los datos. Un periodo va desde las 00:00 del primer día hasta las 23:59 del último:

• Cada informe empieza en su periodo: Últimos 30 días en Panel SDR, Oportunidades y Ventas; Últimos 12 meses en Panel Marketing; Este mes en Actividad SDR; Últimos 90 días en Etapas. Cada vez que abres un informe vuelve a su periodo.
• Actividad SDR y Etapas no tienen Personalizado…, y Etapas tampoco Este trimestre ni Año anterior.
• Con Personalizado…, si pones Desde después de Hasta, las cifras del periodo salen a 0, sin aviso.
• Las gráficas de evolución mensual enseñan siempre los últimos 12 meses, elijas el periodo que elijas (sí respetan el comercial).

Qué cuenta cada cifra

En una misma pantalla conviven tres clases de cifras:

• Foto de hoy: no miran el periodo. Por ejemplo, Prospectos Activos del Panel SDR, Deals Activos y Valor Pipeline de Oportunidades, Pipeline Activo de Ventas o Quién lleva más tiempo sin moverse de Etapas.
• De todo el histórico: las tasas de las tarjetas, Tasa de Conversión (Panel SDR), Tasa de Cierre (Oportunidades) y Tasa de Aceptación (Ventas). Elegir Últimos 7 días no las cambia.
• Del periodo, que pueden ser de dos maneras:
  • cohorte: las fichas creadas en el periodo, miradas tal como están hoy (embudos, rankings, «Nuevos en Período», los leads del Panel Marketing);
  • evento: las cosas ocurridas en el periodo (la tarjeta Convertidos del Panel SDR, las acciones de Actividad SDR, las estancias de Etapas, el ingreso atribuido de Marketing).

Por qué «Convertidos» da dos cifras

Con Este mes, la tarjeta Convertidos del Panel SDR ① cuenta las conversiones que se han hecho este mes, sean de fichas de cuando sean. El embudo de Actividad SDR y el Panel Marketing cuentan, de las fichas creadas este mes, cuántas están hoy convertidas. Si este mes has convertido clientes potenciales que entraron el mes pasado, la tarjeta los cuenta y los otros dos no. Las dos son correctas: responden a preguntas distintas.

Pasa lo mismo con la columna Convert. del ranking del Panel SDR, que es de la cohorte.

Embudos y porcentajes

• El Funnel de Etapas del Panel SDR no incluye los descartados, así que puede sumar menos que Nuevos en Período. El de Oportunidades deja fuera las perdidas, las ganadas y las suspendidas. El Embudo de captación del Panel Marketing sí los incluye todos.
• Las tasas de las tarjetas del Panel SDR, Oportunidades y Ventas son de siempre; las de los rankings y el Panel Marketing, del periodo: no tienen por qué parecerse.

Pulsar una cifra

• Qué se puede pulsar: en el Panel SDR, las tres primeras tarjetas, cada barra del embudo, cada mes de la evolución, cada canal y cada cifra del ranking; en Actividad SDR, las columnas Total y Respuestas y varios pasos del embudo; en Etapas, el nombre de cada etapa y de cada ficha. En Panel Oportunidades, Panel Ventas y Panel Marketing no se puede pulsar ninguna cifra: en los dos primeros, sólo los nombres que llevan a una ficha y los enlaces «Ver todos» o «Ver todas», que abren el listado sin filtros.
• Dónde se abre: en otra pestaña, que se reutiliza en los clics siguientes. Los enlaces del Dashboard CRM abren en la misma pestaña.
• Qué enseña: la lista con el mismo criterio y las mismas fechas, ya calculadas: la lista lleva esas fechas fijas, así que si la recargas otro día sigue enseñando los mismos días.
• Un porcentaje no se pulsa, porque no tiene una lista que enseñar: se pulsan sus dos sumandos. Bajo Tasa de Conversión verás, por ejemplo, «4 de 50 en total histórico» ②, con el 4 y el 50 pulsables.
• En los rankings y en Actividad SDR una cifra a 0 no se pulsa, y algunas se quedan sin enlace a propósito cuando la lista no podría enseñar ese mismo número (por ejemplo, Prospectos únicos de Actividad SDR).

Importes

• Panel Ventas suma la base imponible de cada documento, sin IVA; sólo la tabla de ventas recientes enseña además el total con IVA.
• Panel Oportunidades y el ingreso atribuido del Panel Marketing suman el importe que tenga cada oportunidad.

Personas en rankings y desplegables

• En Panel SDR, Oportunidades, Ventas y Marketing salen todas las personas activas de la cuenta, aunque no tengan nada (fila a ceros), y las desactivadas que tienen fichas, con « (desactivado)». Actividad SDR y Etapas sólo ofrecen a quien tiene fichas o actividad de ese tipo.
• En Panel SDR, Panel Oportunidades, Panel Ventas y Panel Marketing, después de elegir a una persona el desplegable sólo ofrece a esa persona y la opción de todos. Para pasar a otra, elige antes la primera opción («Todos los comerciales» o «Todos»), pulsa Aplicar y elige después.

Lo que no hacen

No se descargan, no filtran por equipo ni por varias personas a la vez (una persona o todas) y no guardan los filtros.

Errores frecuentes

Relacionado

• Panel SDR: clientes potenciales captados y convertidos
• Actividad SDR: esfuerzo y embudo de prospección
• Etapas: cuánto se tarda en cada una y qué lleva parado
• Panel Oportunidades
• Panel Ventas
• Panel Marketing: leads, coste por lead y CAC por canal
• Dashboard CRM
• Qué puede ver y hacer cada persona en el CRM