Fichas laborales de la plantilla

Para qué sirve

Aquí Recursos Humanos crea y mantiene la ficha laboral de cada persona de la plantilla. De ella salen, por ejemplo, la parte proporcional de sus vacaciones, las fechas en que puede pedir ausencias o fichar, y las horas a la semana con las que se compara su horario.

Quién puede usarlo

Esta pantalla es de Recursos Humanos: la ve quien tiene marcada la casilla Recursos Humanos en su ficha de usuario. Ser administrador no la da: un administrador sin la casilla no ve Plantilla en el menú. Quien no es administrador necesita además el acceso a People Cloud (Primeros pasos en People Cloud).

Hay una excepción: quien desactiva a una persona en Equipo / Usuarios también le pone la fecha de baja, aunque no tenga la casilla (Cuando alguien se va: desactivar, reactivar o eliminar un usuario).

Paso a paso

1. En People Cloud, abre Plantilla en el menú. Se abre la pestaña Personas.
2. La lista enseña a todos los usuarios activos de la cuenta, tengan ficha o no, y debajo a los desactivados que tienen ficha. Cada fila dice su equipo, su alta, su jornada, su política y el estado de su ficha. Las marcas ① a ④ de la captura se explican en la tabla de estados, más abajo.

   

3. Pulsa Editar en su fila. Encima de la lista se abre Ficha de …, con sus datos.
4. Rellena la Fecha de alta ① y la Jornada. Con Parcial, escribe el Porcentaje de la jornada completa ②, por ejemplo 75 o 62,5.
5. La Fecha de baja ③ se deja vacía mientras siga en la empresa.
6. Elige su Política de vacaciones ④. Este campo sólo sale si tu empresa ya tiene alguna política (Vacaciones y bolsas: bolsas, políticas y periodos cerrados).
7. Pulsa Guardar ficha ⑤. Sale Ficha laboral guardada. y, si se ha abierto su saldo del año, Se ha abierto su saldo de este año con lo que da su política.

   

Crear y editar es lo mismo: si la persona no tenía ficha, Guardar ficha la crea. Una vez creada, en su fila salen también Horario, para darle horario (Asignar horarios a las personas), y Saldo, para ver su saldo (Tu saldo de vacaciones y días).

Qué dice cada fila

En Jornada sale Completa o la parcial con su porcentaje. Si la ficha de la empresa tiene la jornada semanal completa, debajo salen sus horas a la semana, con su porcentaje si va a tiempo parcial (El aviso de jornada: cuándo un horario pasa de la jornada). Con fecha de baja, sale también «Baja el …».

Qué cambia cada dato

• Sin ficha laboral, esa persona ve en sus pantallas que Recursos Humanos todavía no ha creado su ficha: sin ella no hay saldo ni se pueden pedir ausencias, no se puede fichar y no hay calendario propio. Tampoco se le puede dar horario.
• La fecha de alta:
  • si su bolsa de vacaciones es proporcional, el derecho del año se calcula por los días que está de alta. Sin fecha de alta cuenta el año entero (Cómo se calcula el saldo de vacaciones);
  • no se pueden pedir ausencias antes de ella, no ficha antes de ella y no sale en el calendario del equipo antes de ella.
• La fecha de baja puede ser futura desde esta pantalla:
  • el derecho del año se corta en ella;
  • no se pueden pedir ausencias que pasen de ella, y ningún horario puede empezar después;
  • después de ella no ficha y sus días no cuentan como «sin fichar»;
  • sale del calendario del equipo.
• La jornada parcial se aplica al aviso de jornada con su porcentaje.
• La política dice cuántos días le da cada bolsa al año.

Lo que conviene saber

• El saldo sólo se abre una vez. Al guardar con política, si su saldo del año en curso no estaba abierto, se abre con lo que da la política. Si ya estaba abierto, cambiar la política, el alta o la jornada no lo recalcula: usa Recalcular en su saldo.
• Si entra a mitad de año con días ya disfrutados fuera de People, su saldo se abre sin descontarlos. Réstalos con un ajuste en su saldo, con el motivo (Tu saldo de vacaciones y días).
• La fecha de baja no desactiva al usuario: sigue entrando en la aplicación hasta que alguien lo desactive en Equipo / Usuarios.
• Al desactivar a alguien con ficha y sin baja, la ventana pide su fecha de baja, que no puede ser posterior a hoy, o que digas que sigue en la plantilla (una excedencia, una baja larga). Si se va dentro de unos días, pon aquí su baja y desactívalo el día que se vaya.
• Reactivar no quita la fecha de baja. Si vuelve a la plantilla, vacía Fecha de baja en su ficha y guarda.
• Un usuario desactivado sin ficha no sale en la lista, y no se le puede crear una. Uno desactivado con ficha sí se sigue editando.
• Cambiar el alta o la baja de quien ya ha fichado no avisa. Los fichajes que quedan fuera de su ficha se conservan y salen en los documentos del registro de jornada.
• El equipo se enseña, pero no se elige aquí: es un dato de la persona. Lo elige quien gestiona los usuarios, en su Editar Perfil de Equipo / Usuarios, donde también se crean los equipos (Usuarios del equipo: crear y editar).
• Una política desactivada no se puede dar a nadie más. Quien ya la tenía la conserva, y sale en el desplegable con (desactivada)
• Lo que NO hace: no crea usuarios ni da acceso a People (Añadir a una persona al equipo y darle acceso), no asigna horarios (se hace desde Horario), no borra fichas y no guarda varios contratos por persona: cada una tiene una ficha, con un alta y una baja.

Errores frecuentes

Los errores al guardar salen arriba en rojo, seguidos de «No se ha guardado nada.», y el formulario conserva lo que habías escrito. Dos avisos de la tabla son distintos: el de la ficha de la empresa sale en la propia pantalla, en lugar del formulario, y el del saldo sale en ámbar, con la ficha ya guardada.

Relacionado

• Vacaciones y bolsas: bolsas, políticas y periodos cerrados
• Tu saldo de vacaciones y días
• Asignar horarios a las personas
• Cuando alguien se va: desactivar, reactivar o eliminar un usuario
• Sacar a una persona del registro de jornada (y volver a meterla)